1.關注賣方的履約進程
合同訂立之后,買賣雙方開始各自履行合同規定的義務。買方在進口重要物資時,應當關注賣方的履約進程,以確保能夠按時收到貨物。以合同為依據,催促賣方及時辦理它所應當完成的事項。關注賣方履約進程,有助于及時解決可能威脅到合同進程的各種細節,也有助于加深對于賣方的了解,加強雙方的合作關系。例如,臨近裝貨期時,我方進口商應當及時提醒。
2.做好信用證的開立和修改工作
如果合同規定貨款需通過信用證進行支付,我方進口商應當按照合同期限做好信用證開證申請工作。按照合同對于信用證類別等要求向銀行提出申請,一般不要開立可轉讓信用證,避免因第二受益人原因使我方遭受損失;金額通常應當是確定的,避免使用“約”(about)、“大約”(circa)、“近似”(approximately)等根據UCP600被認為可以有10%增減幅度的詞語。在涉及單據要求時,要逐項明確單據類別和具體要求。當信用證開立后,要進行審核確保與向銀行提交的開證申請書一致,否則應當立即提請銀行要求修改。
在受益人接受信用證后,可能因形勢變化而提出修改。當受益人提出修改要求時,我方進口商(開證申請人)根據合同和客觀情況應當及時予以回復,要嚴格以合同為依據審慎對待,不能置之不理。如果同意受益人的修改要求,應當及時向銀行提出;如果不同意其修改要求,應當及時告知并請對方按照信用證原條款執行。對于同一修改通知下的信用證內容,對方不能部分接受部分否定。一般情況下,賣方應當告知銀行他的態度。在實踐中,如果賣方按照修改后條款提交單據,意味著他接受了修改后的條款,如果他仍按原證條款交單,意味著他拒絕了修改。對此買方應當注意,有所準備。
如果對國外出口商的資信不了解或不信任,也可以在合同中規定只有當進口商收到出口方請銀行開立的“賣方履約保證書”后才開立信用證時,我方進口商才能開立信用證。并且要規定好,銀行保函必須是不可撤銷的,保函有效期要晚于賣方履約時限。
并不是所有的進口都需要使用信用證進行支付的。總的原則是嚴格按照合同辦理。
3.做好催裝工作
當合同規定裝運期臨近,我方應當及時向賣方發出催裝通知,提醒賣方及時裝貨。特別是由賣方負責訂立運輸合同的情況下,更應當注意催促。如果合同規定由我方負責訂立運輸合同,則應當在合同中規定賣方有義務向買方通報備貨情況,并在交貨前的一個確定時限里告知買方關于預計裝船時間以及貨物的重量和體積,以便我方及時做好租船訂艙工作。
4.做好貨物運輸保險投保工作
如果合同規定由我方進口商自行負責投保,可以同我國的保險公司訂立預約保險合同,當收到出口商向我方發出的裝運通知后,立即填制“裝貨通知”報送保險公司。如果不是預約保險,則應當逐筆向保險公司投保。保險公司對于海運貨物的保險責任期限一般實行的是國際上通行的“倉至倉”條款,即貨物在國外裝運港裝上船開始承擔風險,直到貨物進入保單載明的國內收貨人倉庫為止。如果貨物因故未能及時進入收貨人倉庫,則保險公司責任延長至貨物在目的港卸離海輪次日零時起算60日為止,其間,如果發生了收貨人對貨物進行分裝、分配、轉售或者是進行了保單上未載明的轉運,保險責任利益終止。買方應當注意并非所有的貨物都按照“倉至倉”條款辦理的,應當向保險公司詢問清楚。
5.認真做好審單工作
凡是需要經過進口商審單后付款的,買方應當對賣方提交的單據進行嚴格審核。在信用證業務下的審單主要是由銀行完成的,但通常銀行也會將單據交給進口企業復核,企業應當注意在3個銀行工作日內完成并通知銀行。
6.做好報關與報驗工作
貨物到港后,買方應當按照法律由有資格的報關員及時、如實向海關申報并接受海關查驗。海關有權對貨物進行查驗,但對查驗過程中因查驗發生的貨物損害承擔責任。在海關查驗完畢將貨物交付貨主,而貨主未提出異議,就視為貨物完整無損。當買方辦理了海關手續、接受了海關查驗無誤后,繳清進口關稅,海關將予放行。
如果我方進口的貨物屬于來料加工、來件裝配項下的,應當在訂立合同之日起的一個月內向海關辦理登記備案手續,憑海關核發的“對外加工裝配進出口貨物登記手冊”在貨物進口時,向海關辦理報關手續接受查驗,在海關放行后,企業方可在海關的監管下進行加工作業。當完成后必須全部復出口,既不準內銷,也不可允許委托加工的外商在境內提貨。
進口貨物如屬于法定檢驗范圍的,進口廠商必須依法報驗,接受檢驗。即便不屬于法定檢驗范圍的產品,為了自身的利益也應及時檢驗,如有問題,應當及時按照合同規定向對方提起索賠。